Orçamento base zero não é moda, mas pode ser lógica

Sempre gostei de trabalhar orçamentos. É sério. Vejo no período a oportunidade de planejar o ano seguinte de maneira mais estruturada e segura, de dar continuidade ao plano estratégico estabelecido, de entender as bases de custo para responder ao desafio apresentado e de exercitar a capacidade de trabalhar variáveis para possíveis contingências. Mas por que cargas d’água o processo torna-se tão complexo, moroso, cheio de idas e vindas? Há empresas que trabalham orçamentos com um, dois e até mais anos de antecedência, apesar de constantes e oportunas revisões. Outras começam sua tarefa logo no início do terceiro quarto do ano. E ainda há aquelas que seguem discutindo contas durante o próprio exercício orçado.

Mas eis que surge a questão do modelo. Em geral, as organizações optam pelo modelo tradicional do incremento sobre os valores gastos ou previstos de serem gastos no ano anterior. Muitos defendem essa fórmula, por acreditar que as bases percentuais das linhas contábeis são as mesmas e o crescimento absoluto advém de atualizações pela proporcionalidade gerada via aumento de receita prevista e também pelas prioridades que precisam ser dadas. Faz sentido, mas com o passar dos anos essa estrutura orçamentária cria vícios e aquilo que antes era verdade acaba por construir uma mentira, uma distorção na qual todos passam a acreditar, levando a empresa a ser refém de seus próprios cálculos.

Já o orçamento base zero, que de repente virou febre nas organizações, não é uma novidade, mas tem ganhado adeptos, principalmente em crises como a que estamos experimentando hoje. O OBZ nasceu nos anos 60 na Texas Instruments, uma das mais inovadoras e tecnológicas empresas daquela época que, antes de produzir poderosos semicondutores, inventou a primeira calculadora de bolso. Simplesmente, o orçamento base zero ignora o histórico de orçamentos anteriores e é estabelecido de modo a ajustar as reais necessidades da companhia para alcançar resultados que fortaleçam receitas e margens, mas com um forte componente de controle de custos.

Minhas experiências como usuário do modelo tradicional ensinaram que outras alternativas precisam ser no mínimo avaliadas. O orçamento base zero é mais asséptico e dá uma nova chance para a empresa colocar em prática uma estratégia mais racional e numérica. Minimiza-se também a infindável discussão que se trava entre o controle de gestão e as áreas que formam a empresa, porque uma vez entendido os limites que as vendas ditarão, a disposição para investimentos que a empresa terá, os compromissos em contrato já assumidos para o ano (que até podem ser renegociados) e as prioridades que deverão ser dadas para atender o desejo dos acionistas, cabe ao gestor construir aquilo que lhe foi pedido. No entanto, passa a ser dever da alta direção estabelecer a estrutura orçamentária e dar significado às despesas fixas e variáveis para entregar a missão a cada um desses gestores, trabalhando individualmente todas as premissas anteriores para que desenvolvam sua estrutura de custos e possam executar as tarefas de forma a respeitar as premissas definidas.

É fácil? Muito pelo contrário. O modelo base zero é muito mais trabalhoso e não elimina o chororô, mas ajuda os gestores da empresa a assumir no processo mais responsabilidades pelo resultado do todo e não por sua participação parcial, pois passam a conhecer todas as variáveis que construirão esse orçamento. É ficção acreditar na prática do modelo tradicional porque de um lado o gestor da área segue fazendo o seu wish list e do outro os engenheiros do orçamento vão eliminando os desejos e mostrando a realidade que as premissas impuseram. No final das contas, os dois perdem um tremendo tempo desenvolvendo o documento de maneira apartada, haja vista faltar o elemento mediador para se chegar a um consenso de maneira menos traumática e mais próxima da trilha orçamentária que, se espera, levará a empresa ao sucesso.

Se ainda não passou pela travessia do orçamento de 2016, tenha fé, paciência e faça o seu melhor, sem lamentar os valores que não vieram para aquele projeto “tão importante”. Além disso, como dizem alguns mais sábios, orçamento é parâmetro, não é política. Se os negócios melhorarem, os orçamentos podem crescer. Se piorarem, certamente vão diminuir.