Atividades e DOCs básicos do PR
É impossível de se imaginar gerenciar uma atividade de PR sem a produção e manutenção de atividades e documento básicos que lhe ajudam no dia a dia desta função. 

 

• Agenda Positiva: um documento de agenda positiva pode ser útil para o PR ao ajudar a orientar a mensagem e as ações da empresa em direção a temas importantes e relevantes para o público-alvo. Isso pode incluir questões sociais, ambientais, políticas ou culturais que estejam em pauta na sociedade ou que sejam importantes para a missão da empresa. O documento pode ajudar também a estabelecer uma estratégia de comunicação mais eficaz e a construir uma imagem positiva da marca, reforçando o compromisso da empresa com esses temas.
   

• Casa de Mensagens: Trata-se de um mídia briefing mais sucinto. Uma casa de mensagens (message house, em inglês) é uma ferramenta usada no trabalho de PR para ajudar a definir e comunicar a mensagem da empresa ou organização de forma clara e consistente. É uma estrutura visual que organiza as mensagens-chave em torno de um tema central e ajuda a garantir que todas as comunicações estejam alinhadas com os objetivos de comunicação da empresa. A casa de mensagens inclui uma mensagem central, argumentos principais e suportes, e pode ser usada para treinar porta-vozes, desenvolver materiais de comunicação e garantir que todos na organização estejam falando a mesma língua.
   

• Clipping de Notícias: é o processo de monitoramento e coleta de matérias jornalísticas publicadas em veículos de comunicação. O objetivo é identificar menções à empresa, marca ou concorrentes, bem como acompanhar tendências, eventos e questões relacionadas ao setor de atuação. O clipping pode ser feito manualmente ou por meio de ferramentas automatizadas.
   

• Coletiva de Imprensa: permite que a empresa apresente informações importantes para vários jornalistas ao mesmo tempo. Durante uma coletiva de imprensa, um porta-voz da empresa pode apresentar dados sobre um novo produto, evento, mudança de liderança ou outra notícia importante e responder a perguntas dos jornalistas presentes. O objetivo é maximizar a cobertura da mídia para a empresa e suas atividades, bem como estabelecer um relacionamento com os jornalistas. A coletiva de imprensa pode ser realizada presencialmente, por telefone ou por videoconferência, dependendo da situação e das necessidades da empresa. Hoje em dia bastante em desuso devido ao cenário de redações reduzidas.
   

• Conteúdo Corporativo no LinkedIn: conteúdo corporativo no LinkedIn refere-se a conteúdo criado e compartilhado pelas empresas em suas páginas na plataforma, incluindo postagens, artigos e vídeos que abordam temas relacionados aos seus negócios e setores. Esses conteúdos são importantes ferramentas de PR, pois podem ajudar a fortalecer a reputação da empresa e a construir relacionamentos com o público e a mídia. O LinkedIn oferece recursos para segmentar o público-alvo e medir o desempenho das postagens, permitindo que as empresas ajustem suas estratégias de conteúdo de acordo com os resultados. Além disso, o LinkedIn é uma rede profissional amplamente utilizada, o que significa que as postagens e artigos de conteúdo corporativo têm grande potencial de alcance e engajamento com outros profissionais e empresas.
   

• Conteúdo Corporativo via Executivos no LinkedIn: O conteúdo corporativo no LinkedIn é uma ferramenta importante para empresas fortalecerem sua reputação, não só para os seus clientes, mas também para seus colaboradores, parceiros e stakeholders. Ao compartilhar conteúdo relevante e de qualidade, o CEO, seus diretores e toda a rede de colaboradores podem ajudar a construir e reforçar a imagem da marca, além de se tornarem embaixadores da empresa. Isso pode aumentar a visibilidade da organização, atrair talentos, parceiros e novos negócios. O conteúdo corporativo bem elaborado pode transmitir os valores da empresa, seus objetivos e compromissos, além de demonstrar sua expertise e inovação no mercado.
   

• Dados da empresa: São informações básicas sobre a empresa, como sua história, missão, valores, número de funcionários e receita. O objetivo é fornecer contexto e informações de fundo para os jornalistas e o público em geral.
   

• Embargo de Matéria: Uma matéria embargada é uma atividade de PR em que a empresa fornece informações exclusivas para um ou mais jornalistas, mas com a condição de que a notícia não seja divulgada até uma data e hora específicas. O objetivo é garantir que a notícia seja divulgada ao mesmo tempo em diferentes meios de comunicação e, assim, maximizar a cobertura e o impacto da notícia. A matéria embargada é uma prática comum em lançamentos de produtos, anúncios importantes ou eventos da empresa, e requer confiança e parceria entre a empresa e os jornalistas envolvidos.
   

• Entrevistas: São conversas entre um porta-voz da empresa e um jornalista. O objetivo é compartilhar informações e opiniões sobre um determinado assunto, bem como estabelecer um relacionamento com o jornalista. Hoje em dia em sua grande maioria ocorrem por telefone ou video-conferência, mas podem acontecer em um encontro presencial no escritório ou até em um local público, como restaurantes.
   

• Eventos: São atividades organizadas pela empresa para promover um produto, serviço ou marca. O objetivo é gerar interesse e engajamento com os stakeholders da empresa, como clientes, investidores e a mídia.
   

• Fact-Sheets: São documentos que fornecem informações detalhadas e precisas sobre um determinado tópico ou assunto. O objetivo é fornecer aos jornalistas e ao público informações precisas e atualizadas sobre a empresa ou um produto ou serviço específico.
   

• Gestão de Crise: é uma importante função de PR que envolve a preparação e a resposta a situações críticas que possam afetar a imagem e a reputação de uma empresa. O objetivo da gestão de crises é minimizar o impacto negativo da situação na marca e na empresa, por meio de uma comunicação eficaz e transparente com seus públicos-chave. A gestão de crises pode incluir a identificação e análise de riscos potenciais, a definição de um plano de contingência, a implementação de estratégias de comunicação específicas e o monitoramento constante da situação. A capacidade de gerenciar crises com rapidez e eficácia é fundamental para a proteção da reputação de uma empresa e para a manutenção da confiança de seus stakeholders.
   

• Goodwill Meetings: Neste trabalho é fundamental construir relacionamento, não apenas com jornalistas, mas com editores, diretores de redação, publishers, quando o canal permite; líderes da comunidade local, organizações sem fins lucrativos ou outros stakeholders relevantes. O objetivo é criar um relacionamento positivo com esses grupos e demonstrar o compromisso da empresa com a responsabilidade social corporativa, a comunidade local e toda a sociedade. É falsa a premissa de que com isso se busca a geração de mídia espontânea imediata. O foco é semear relações, construir pontes e confiança entre a empresa que representamos e outros entes. Isso até pode gerar mídia espontânea no futuro, mas também deve ser vista como uma blindagem, uma ação que permita que nossa voz seja ouvida em uma crise.
   

• Influencer Marketing: É a colaboração com influenciadores digitais para promover a empresa ou seus produtos nas mídias sociais. O objetivo é alcançar um público mais amplo e aumentar a conscientização da marca.
   

• Key Messages: São pontos-chave que a empresa deseja comunicar sobre um determinado assunto ou evento. O objetivo é garantir que a mensagem da empresa seja clara e consistente em todas as suas comunicações.
   

• Lista de Veículos e Jornalistas: É uma lista de jornalistas e veículos de comunicação relevantes para a empresa. O objetivo é manter um registro atualizado dos jornalistas que cobrem a área de interesse da empresa, bem como os veículos de comunicação onde esses jornalistas trabalham.
   

• Manual de Crise: é um documento elaborado pela equipe de PR para orientar a empresa em como gerenciar situações de crise que possam afetar sua imagem e reputação. O manual contém informações sobre as principais ameaças e riscos para a empresa, os procedimentos a serem adotados em caso de crise, as funções e responsabilidades de cada membro da equipe de gerenciamento de crises, as estratégias de comunicação a serem utilizadas e os principais canais de comunicação com os stakeholders. É importante ter um manual de crise atualizado e testado, para garantir que a empresa possa responder de forma rápida e eficaz a qualquer crise que possa surgir.
   

• Media Audit: outra atividade importante de PR que envolve a análise e monitoramento da cobertura da mídia sobre a empresa ou marca. Uma media audit pode ser realizada para avaliar a eficácia da estratégia de comunicação da empresa, medir a visibilidade da marca na mídia, identificar tendências e oportunidades de mídia, e monitorar a reputação da empresa na mídia. A media audit pode incluir a análise de clips de imprensa, a monitoração de menções nas mídias sociais, a avaliação do tom e do conteúdo da cobertura da mídia, bem como a comparação com a cobertura da mídia de concorrentes ou outras empresas do mesmo setor. Pode ajudar , ainda, a entender como está sendo percebida na mídia e a tomar decisões informadas sobre a sua estratégia de comunicação e relacionamento com a mídia.
   

• Media Briefing: É a pesquisa e organização de documentação e reunião preparatória com o ou os porta-vozes da empresa para que possam falar com os jornalistas em uma entrevista, evitando o compartilhamento de informações equivocadas ou risco de especulações no momento desse encontro.
   

• Media Training: é o processo de preparação de um porta-voz ou executivo da empresa para se comunicar com a mídia. O objetivo é ajudá-los a se sentir mais confiantes e eficazes na comunicação de sua mensagem, bem como evitar armadilhas comuns que podem surgir durante as entrevistas
   

• Minute-by-minute: O documento minute-by-minute é uma ferramenta de gestão de crises aplicada ao PR que detalha os eventos de uma crise em ordem cronológica, minuto a minuto. Ele inclui informações como a hora em que a crise ocorreu, o que foi feito em seguida, quem foi contatado, que ações foram tomadas e quais as respostas. O documento ajuda as equipes de PR a ter uma visão clara do que aconteceu e quando, permitindo que tomem decisões informadas e rápidas para lidar com a crise. É uma forma de documentar a gestão de crises e garantir que as equipes de PR possam aprender com as experiências passadas para enfrentar melhor situações futuras.
   

• Newsroom: o Newsroom é um espaço físico ou virtual onde as equipes de comunicação e mídia trabalham juntas para gerar, produzir e distribuir conteúdo de notícias e histórias relevantes sobre a empresa ou marca. É uma ferramenta importante de PR para aumentar a visibilidade da empresa na mídia e estabelecer uma presença constante e positiva na imprensa. O Newsroom pode incluir materiais de imprensa, comunicados, releases, boletins informativos, entrevistas, fotos e vídeos. A sua importância está na capacidade de centralizar e facilitar a produção de conteúdo e garantir a consistência da mensagem para os diversos canais de comunicação.
   

• Notas de Imprensa: também conhecidas como "declarações à imprensa" ou "notas para a imprensa", são comunicados emitidos pela empresa para fornecer informações importantes ou esclarecimentos sobre um determinado assunto sem a necessidade de uma entrevista ou reunião com a mídia. O objetivo é fornecer informações precisas e atualizadas para a mídia e o público em geral de forma eficiente e eficaz, sem a necessidade de uma entrevista ou reunião presencial. As notas de imprensa podem ser usadas para anunciar um novo produto, atualizar informações sobre um evento ou responder a uma situação de crise, por exemplo. Em geral são usadas quando de uma situação mais sensível. 
   

• Position Papers: São documentos que articulam a posição da empresa sobre um determinado assunto, muitas vezes em resposta a uma questão controversa ou sensível. O objetivo é fornecer informações detalhadas e persuasivas para influenciar a opinião pública ou os tomadores de decisão.
   

• Press Releases: São comunicados de imprensa emitidos pela empresa para informar a mídia sobre um novo produto, evento, mudança de liderança ou outra notícia importante. O objetivo é gerar cobertura da mídia para a empresa ou marca.
   

• Publicidade Institucional: É a compra de espaço em meios de comunicação, como jornais, revistas, TV ou mídias sociais, para promover a empresa. O objetivo é gerar visibilidade para a empresa ou marca.
   

• Risk Assessment: o risk assessment, ou avaliação de riscos, é uma ferramenta importante para o trabalho de PR, pois permite identificar possíveis ameaças e vulnerabilidades que possam afetar a reputação da empresa ou marca. Com essa análise, é possível antecipar situações de crise, preparar planos de contingência e tomar medidas preventivas para minimizar o impacto de eventuais problemas. Ao incluir o risk assessment em sua estratégia de comunicação, o PR pode ajudar a empresa a gerenciar melhor sua imagem pública e garantir que sua reputação seja preservada em situações adversas.
   

• Seedings: é uma ação de PR que visa "plantar" ideias, histórias ou produtos em uma rede de influenciadores relevantes para a marca. A ideia é gerar interesse e buzz em torno da marca, atraindo a atenção do público-alvo por meio de pessoas influentes e com grande poder de persuasão. A estratégia de seedings pode ser aplicada em diferentes canais, como redes sociais, blogs, vlogs, podcasts e outros veículos de mídia. Ao usar essa técnica, as marcas podem aumentar sua exposição e alcançar novos públicos de maneira autêntica e orgânica.
   

• Social Media Workshops: são treinamentos oferecidos pelo setor de PR para capacitar os profissionais a utilizar de forma estratégica as mídias sociais em suas atividades de comunicação. Durante esses workshops, são abordados temas como a identificação e análise de métricas, desenvolvimento de conteúdo, gerenciamento de crises e engajamento de seguidores. A importância desses treinamentos reside na crescente importância das mídias sociais na comunicação empresarial, bem como na necessidade de se adaptar constantemente às mudanças e atualizações das plataformas.
   

• Statements: São declarações oficiais emitidas pela empresa em resposta a um evento ou situação específica. O objetivo é fornecer uma posição clara e direta sobre um determinado assunto.
   

• Q&A: São perguntas e respostas preparadas pela empresa para esclarecer dúvidas sobre um determinado assunto. O objetivo é fornecer informações precisas e atualizadas de uma forma clara e fácil de entender.
   

• War Room: War Room, ou sala de guerra em português, é um espaço físico ou virtual onde profissionais de PR, Comunicação e Marketing se reúnem em situações de crise para tomar decisões estratégicas em tempo real. É um ambiente de planejamento e coordenação, onde informações são compartilhadas, ações são planejadas e implementadas, e a equipe de RP trabalha para gerenciar a crise e minimizar os danos à reputação da empresa ou organização. A importância do War Room está na sua capacidade de permitir uma tomada de decisão rápida e colaborativa, com base em dados e informações atualizadas, garantindo que a empresa possa responder de maneira eficaz a uma crise de RP.
   

• White Papers: São documentos mais longos e detalhados que explicam um assunto complexo ou uma posição da empresa sobre um determinado tema. O objetivo é fornecer informações detalhadas e persuasivas para um público especializado, como analistas de mercado ou reguladores governamentais.